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労働条件通知書の変遷と書類保存義務 

≪昭和51年改正≫
1.労働基準法第15条は、使用者に、労働契約締結の際の労働条件の明示について義務を課していますが、基本的には口頭でも可という制度で、労働契約書を取り交わす慣習のないわが国では、なかなか実効があがらない規定となっていました。

2.その後、昭和51年の改正で、このうち「賃金に関する事項」についてだけは、書面交付が義務づけられました。

≪平成10年改正≫
1.労働契約の締結に際し、使用者が書面の交付により明示しなければならない労働条件の範囲が、これまでの「賃金に関する事項」に加えて、下記のとおり、新たに4項目が加えられ、計5項目となりました。なお、使用者の労働条件明示義務の範囲は、書面交付によって明示する労働条件より広いことに注意する必要があります。
① 労働契約の期間
② 就業の場所、従事すべき業務に関する事項
③ 始業・終業の時刻、時間外労働の有無、休憩時間、休日・休暇、就業時転換に関する事項(新設)
④ 賃金の決定・計算・支払の方法・締切り・支払の時期(但し、退職手当、臨時の賃金等は除く。)

⑤ 退職に関する事項

2.問題となるのは、「就業規則の記載事項の範囲」と「書面による労働条件明示の範囲」について、項目に相違があることです。書面による労働条件の明示項目のうち、
① 労働契約の期間
② 就業の場所、従事すべき業務に関する事項
③ 時間外労働の有無
の3項目は、就業規則の必要記載事項になっていませんし、実際にも就業規則の記載事項に馴染まないところもあります。

3.今後は、就業規則の交付(提示は不可)をもって、労働契約締結時の労働条件の書面交付にかえることができないことになりますから注意を要します。企業の具体的対応としては、
① 就業規則を交付(提示は不可)することによって労働条件を明示する場合は、上記の3項目について別途書面で交付することも可能ですが、
② 実務上は、就業規則を交付している事業場でも、新たに、書面による労働条件明示を義務づけられた事項を様式化して書面交付することが重要です。

≪平成25年改正≫
1.有期労働契約の継続・終了について予測可能性と納得性を高め、紛争の防止につなげるため、労働基準法施行規則第5条が改正され、労働契約締結時に、契約期間とともに「期間の定めのある労働契約を更新する場合の基準」も書面の交付によって明示しなければならない事項となります。

≪書類保存義務≫
使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければなりません。(法109条)

『労働者名簿、賃金台帳、雇入(労働契約における労働条件を明示した書類等)、解雇(解雇予告通知書、その他解雇に関する書類)、災害補償及び賃金に関する書類(業務災害等の災害に関する書類等)、賃金に関する書類(労働の対償として使用者が労働者に支払ったすべてのものに関する書類)、その他労働関係に関する重要な書類(その他の書類として、出勤簿やタイムレコーダーの記録、使用者が自ら始業・終業時刻を記録した書類、残業命令書及びその報告書、労働者が記録した労働時間報告書など並びに労使協定書、各種許認可に係る書類等。)』

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